As faturas chegam por e-mail em PDF, cada fornecedor com o seu formato. Alguém tem de as conferir antes de pagar e de as enviar à contabilidade. Este assistente é uma ideia para preparar essa conferência, sem substituir o seu contabilista certificado.
O problema
As faturas acumulam-se e só são vistas no fim do mês. Um preço diferente do combinado, uma quantidade errada ou um vencimento próximo passam despercebidos.
O que faz o assistente
- Lê as faturas em PDF recebidas por e-mail.
- Extrai fornecedor, NIF, valores, IVA e vencimento.
- Compara com encomendas ou preços acordados e assinala diferenças.
- Prepara uma lista para si ou para o gabinete de contabilidade.
Um exemplo
Chega
11 faturas de fornecedores recebidas entre 1 e 15 de novembro (PDF).
Rascunho
A vencer nos próximos 10 dias (3) · Distribuidora Lis – 864,20 € – vence a 22/11 · Lavandaria Sol – 312,00 € – vence a 25/11 · Café Atlântico – 158,40 € – vence a 28/11 Verificar (1) · Distribuidora Lis: azeite a 7,90 €/L; acordado 7,20 €/L Sem diferenças: 7 faturas
Exemplo fictício, apenas ilustrativo.
O que fica a cargo de uma pessoa
- Lançamentos contabilísticos e obrigações fiscais.
- Reclamações a fornecedores.
- Pagamentos.
Transparência: na proposta escrita indicamos que ferramentas de IA são usadas, quem as fornece e onde são tratados os dados.
Perguntas sobre esta solução
Substitui o contabilista?
Não. Faz uma conferência prévia; os lançamentos e as obrigações fiscais continuam a cargo do contabilista certificado.
E os dados fiscais?
Antes de começar definimos por escrito que serviços são usados e onde os dados são tratados, com contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD.