Mensagens de hóspedes, pedidos de reserva, e-mails de clientes: tudo isto contém dados pessoais. Antes de os passar por um assistente de IA, vale a pena responder a cinco perguntas simples.
1. Que dados são mesmo necessários?
Para responder a uma pergunta sobre estacionamento não é preciso o número do documento de identificação do hóspede. Defina o mínimo e configure o assistente para não pedir mais.
2. Quem trata os dados por si?
O fornecedor do serviço de IA atua como subcontratante e precisa de um contrato nos termos do artigo 28.º do RGPD. Peça-o e guarde-o.
3. Os dados saem da União Europeia?
Se sim, tem de existir fundamento para a transferência (decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo). Peça a lista de subcontratantes do fornecedor.
4. Os clientes estão informados?
Atualize a política de privacidade para mencionar o assistente. Se houver interação direta com IA, informe-o de forma clara no próprio canal.
5. Quanto tempo guarda?
Defina prazos simples: por exemplo, rascunhos apagados ao fim de 30 dias e conversas sem reserva ao fim de 6 meses. Escreva-os e cumpra-os.
| Pergunta | Documento a ter |
|---|---|
| Que dados? | Lista curta de dados por tarefa |
| Quem trata? | Contrato de subcontratação (art. 28.º RGPD) |
| Onde? | Lista de subcontratantes e países |
| Informação | Política de privacidade atualizada |
| Quanto tempo? | Regras de conservação escritas |
Dados especiais, como informação de saúde, exigem cuidados acrescidos. Nesses casos, procure aconselhamento especializado antes de avançar.